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Gestion des projets dans le secteur de la santé ; les défis et les bénéfices.

Les hôpitaux traversent une période de changement et de réorganisation et sont confrontés à la mission délicate de réaliser des transformations tout en préservant la qualité, l’utilisation efficace des ressources et la productivité continue. Ce changement n’est pas lié à la situation actuelle concernant Covid-19. Le secteur hospitalier a partagé son besoin d’un cadre pour gérer et contrôler la mise en œuvre du changement à travers la gestion de portefeuille, de programme et de projet. L’objectif est de renforcer ses capacités à gérer la mise en œuvre des objectifs de transformation de manière efficace et efficiente.

Pourquoi la gestion de projet est-elle importante dans le milieu hospitalier?

Un certain nombre de statistiques* indiquent la dimension considérable du secteur des soins de santé en Belgique.

• Nombre total d’hôpitaux : 103 (197 établissements)
• Nombre total de lits : 52 565 (dont 34 962 pour soins graves, 13 608 pour soins de longue durée et 3 995 pour soins psychiatriques)
• Nombre de lits d’hôpitaux pour 1 000 habitants (2019) : 4,6 Le nombre de lits diminue depuis des années

Cependant, le nombre de professionnels de la santé a connu une augmentation constante au fil des années. Ces statistiques soulignent la quantité de travail que les organisations de soins de santé exigent de la gestion de projet pour améliorer continuellement les opérations dans un secteur aussi vaste. Pour cette raison, la gestion de projet a pris un rôle important dans le secteur hospitalier. Cependant, la gestion de projet dans les hôpitaux comporte des risques que les autres secteurs ne connaissent pas. Cela est dû à des questions de sécurité : un projet de soins de santé réalisé de manière inefficace peut entraîner des problèmes de santé chez les patients.

Les défis de la gestion des projets dans le secteur hospitalier.

La gestion de projet dans le secteur hospitalier est différente, car la complexité et le risque y atteignent un tout autre niveau. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles elle est différente de celle des autres secteurs :

Financement et optimisation des projets

La gestion de projet associe financement et fonctionnement. Elle permet de s’assurer que vous disposez des fonds nécessaires à vos efforts aux différentes étapes d’un projet.

Pour tirer le plus grand bénéfice du financement disponible, le projet doit être optimisé, ce qui signifie qu’il faut allouer exactement la bonne quantité d’espace aux salles, aux blocs opératoires, aux salles de diagnostic, aux zones publiques et aux autres installations pour réaliser la meilleure rentabilité possible en termes de coûts

Qualité et efficacité

La politique de réduction des coûts de la gestion des soins a donné lieu à de nombreuses fusions et acquisitions dans le secteur hospitalier et dans celui des groupes médicaux, dans le but de réaliser des économies d’échelle et d’offrir un service plus attrayant sur le plan économique.

Les conséquences sont plus importantes et plus significatives si les projets dépassent le budget ou le calendrier, car le bien-être des patients peut être en jeu. Toute erreur ou absence de processus peut avoir un effet nocif sur les patients. e cost-reducing force of managed care has galvanized numerous mergers and acquisitions in the hospital and medical group sectors in an attempt to gain economies of scale and offer a more economically attractive service.

Le contrôle de la qualité est un élément incontournable de la gestion de projet : dans le domaine hospitalier, toutes les opportunités de rentabilité doivent être envisagées dès le début du projet. Il s’agit notamment de s’assurer que les aménagements architecturaux et techniques sont alignés sur les objectifs budgétaires et fonctionnels du projet.

L’augmentation de la demande de prestations médicales, associée à la hausse des coûts, a accru la pression sur le secteur pour qu’il fournisse des services de qualité et à moindre coût . La recherche d’un équilibre entre la rentabilité et la qualité met encore plus en évidence la nécessité d’une meilleure gestion des projets.

Une grande diversité au niveau des disciplines.

Les soins de pointe sont dispensés par des professionnels de la santé très spécialisés. Les équipes pluridisciplinaires, surtout si elles n’ont jamais travaillé ensemble auparavant, risquent de ne pas avoir de langage commun. Les personnes d’une même spécialité ont un sens commun pour les mots qu’elles utilisent et se comprennent. Mais lorsque plusieurs spécialités sont impliquées – chirurgie, physiothérapie, assistance sociale, soins infirmiers – les gens peuvent utiliser les mêmes mots et supposer à tort qu’ils ont la même signification pour tous ceux qui sont autour de la table.

En termes de communication, il s’agit d’une mauvaise interprétation : une personne d’une spécialité interprète le contenu et la signification du concept, mais une personne d’une autre spécialité lui attribue une interprétation différente. Par conséquent, le message n’est pas assimilé.

Ce problème est particulièrement difficile à résoudre dans le milieu hospitalier en raison de l’apparente simplicité de la terminologie. La supposition la plus sûre que le chef de projet puisse faire au début du projet est que les personnes de différentes disciplines ne se comprennent pas et qu’il est crucial de donner et de recevoir un feedback. Poser des questions apparemment évidentes peut être très utile jusqu’à ce qu’un langage commun soit atteint au sein de l’équipe.

Le chef de projet doit s’assurer que les membres de l’équipe surmontent leur non-familiarité technique et doit affronter le scepticisme et la suspicion entre les différents services avant que l’équipe ne puisse travailler efficacement .

Manque de personnel qualifié

Le contexte sanitaire évolue, tout comme le type de ressources nécessaires à la réussite des projets. La tendance actuelle à se doter d’un bureau de gestion de projet (PMO) n’est pas toujours synonyme de capacité à mener à bien des projets multi-organisationnels, à travailler côte à côte avec des professionnels de la santé pour modifier la prestation des soins ou à évaluer l’impact d’une réglementation significative. Une équipe de projet ne possédant pas les compétences et l’expérience nécessaires, y compris l’expertise du secteur hospitalier, est vouée à l’échec. Pour en savoir plus sur la mise en place d’un PMO dans le secteur hospitalier, lisez cette interview.

Une méthodologie de changement inadéquate

La pression exercée pour un changement rapide est particulièrement palpable dans le secteur hospitalier. En effet, les organisations qui, historiquement, ont  » grandi dans le changement  » doivent maintenant employer une méthodologie de changement pour réussir. Souvent, les projets ne comportent pas de volet consacré à la préparation de l’organisation à un changement important. La communication du changement est particulièrement difficile en raison de la division politique entre les médecins et l’administration. Il en résulte un manque de compréhension, d’acceptation et finalement d’adoption du changement, ce qui conduit à l’échec du projet.

Une série d’autres facteurs affectent l’évolution du secteur – des facteurs pour lesquels la gestion de projet est de plus en plus vitale.

Ces problèmes sont notamment les suivants :

• La diminution des paiements des programmes de santé gouvernementaux et des compagnies d’assurance privées a contraint les organisations de soins de santé à trouver des moyens d’économiser de l’argent.
• Les nouveaux systèmes compliqués de dossiers médicaux électroniques sur les patients doivent être suivis et améliorés en permanence.
• Les nouvelles technologies doivent également être suivies et améliorées.
• De nouvelles réglementations continuent d’apparaître.
• Des tiers, dont le gouvernement, les compagnies d’assurance maladie et les patients, exercent une surveillance accrue.

Avantages de la gestion des projets hospitaliers.

Une bonne gestion de projet contribue à améliorer les soins de santé et le secteur hospitalier de plusieurs façons.
La gestion de projet peut contribuer à la réalisation des objectifs suivants :

Assurez-vous

• Que la composition technique de l’équipe de projet soit basée sur l’objectif du projet. Si l’objectif est de réduire les coûts, assurez-vous que tous les membres ont des connaissances en matière de détermination des coûts et de comptabilité.
• Que les membres de l’équipe sont à un niveau suffisamment élevé dans leur organisation respective pour que les recommandations aient une forte probabilité d’être mises en œuvre.
• Que les conséquences politiques de l’intégration ne soient pas sous-estimées. Ce n’est que lorsque les membres de l’équipe se rendent compte que tout le monde est solidaire que le travail sur le projet peut commencer.
• Que les membres de l’équipe entretiennent des relations de confiance entre eux. La hiérarchie ne doit pas interférer avec les relations entre pairs de l’équipe. La ou les personnes qui dirigent l’équipe dans la résolution d’un problème donné doivent être celles qui possèdent les connaissances et l’expérience nécessaires, plutôt que celles qui se trouvent au sommet de la hiérarchie implicite.

Améliorer

• La qualité des soins en améliorant les processus utilisés pour fournir ces soins.
• La communication entre le personnel soignant s’occupant des patients.
• La planification organisationnelle.
• La budgétisation, car une bonne gestion de projet permet d’aligner directement les ressources sur les tâches essentielles.
• Les processus établis pour diminuer le risque de poursuites judiciaires – en grande partie parce que des processus améliorés augmentent la qualité des soins.
• Les relations avec les parties prenantes, y compris les fournisseurs d’assurance, les agences gouvernementales, les patients et autres.
• La productivité du personnel
• La diminution des risques et la prévention des problèmes juridiques.

Chiffres – fournis par l’Office statistique belge ; https://www.health.belgium.be/sites/default/files/uploads/fields/fpshealth_theme_file/blikvanger_gezondheidszorg_az_v10.pdf